Agência de Eventos Corporativos: Por que o Espaço JK já entrega tudo que sua empresa precisa

Por que contratar uma agência de eventos corporativos… se o Espaço JK já entrega tudo isso para você?

Depois de entender tudo o que envolve contratar e gerenciar uma agência de eventos corporativos, fica claro por que tantas empresas se estressam: é tempo, energia, responsabilidade burocrática, riscos, logística de staff, treinamento, liderança, supervisão e alinhamento constante.

Mas a verdade é simples:

No Espaço JK, você não precisa contratar uma agência.

Nós já somos sua agência.

Enquanto muitas empresas precisam buscar agências externas para organizar equipe, controlar fornecedores, gerenciar staff, supervisionar tarefas, garantir uniformização, lidar com faltas, treinar profissionais e acompanhar todas as etapas… no JK isso já está incluído na entrega.

Ao contratar o Espaço JK, você recebe não apenas um espaço — mas uma estrutura profissional completa, com equipe treinada, funções bem definidas, processos prontos e uma operação extremamente afinada com os padrões corporativos de São Paulo.

Contratar ajuda faz parte da organização de eventos, mas se não houver tempo (ou experiência) disponível, fazer a contratação certa sai pela janela. Portanto, a habilidade mais importante de cada organizador de eventos é aprender a trabalhar como uma agência de organização de eventos.

Antes mesmo de pensar em se contrata uma agência de agencia de eventos corporativos , é necessário saber por que está trabalhando com elas. Conhecer as principais vantagens de contratar uma agência de eventos lhe dará uma ideia de como elas podem ajudar você.

Além de garantir que entendam e executem as funções de seus papéis, você precisa ter certeza de que todos estejam no horário, uniformizados e prontos para trabalhar.

E durante grandes eventos, é crucial que seus funcionários tenham tarefas individualmente designadas. Isso os ajudará a se sentirem confortáveis e empoderados para tomar iniciativas durante o evento quando tiverem tempo livre de suas funções regulares.

Assim como em qualquer outro trabalho, a equipe do evento pode sofrer com a falta de pessoal devido a doenças, acidentes ou simplesmente pela falta de compromisso. Embora isso seja extremamente raro, ter uma equipe de eventos ja formada você fica livre de estresse.

Além de contratar seus próprios funcionários e staff, você também cuidará da do pagamento, impostos, gestão e tudo o que vem com a contratação de pessoal, mesmo que seja apenas temporário. A agencia de organização de eventos cuidam de tudo isso para você, deixando-o com tempo para se concentrar em tarefas que agregam mais valor.

Como pode ver, a gestão de sua própria equipe de eventos envolve muito trabalho. Essa é também a razão pela qual uma de organização de eventos é um salva-vidas para eventos grandes e complexos. Existem também algumas outras razões pelas quais contratar agências de recrutamento para eventos é tão vantajoso e como os organizadores de eventos se beneficiam desse tipo de serviço.

Seu evento será bem-sucedido porque elas contratarão e montarão a equipe vencedora de profissionais qualificados para cada especialidade. Além disso, elas garantirão que todos os funcionários contratados tenham a ética de trabalho e a personalidade necessárias para serem bem-sucedidos na função.

E porque elas têm muita experiência anterior trabalhando com planejadores de eventos, terão recomendações específicas sobre o tamanho da equipe ou requisitos com base na experiência prática.

Como mencionado antes, contratar pessoal por conta própria leva tempo para buscar, entrevistar, avaliar, contratar, integrar, treinar e gerenciar candidatos adequadamente. Mas se você acredita que contratar pessoal para seu evento é a opção certa, tenha em mente que é possível, mas você tem que alocar tempo para fazê-lo. Aqui está o truque: pode levar mais tempo do que você pensa, então certifique-se de incluir alguma margem no seu orçamento.

Além de fornecer suporte de backup em casos de emergência, as agências de recrutamento também oferecem funções especializadas que podem ajudar a fazer seu evento funcionar sem problemas. Por exemplo, você pode precisar de uma equipe de limpeza. Ou funcionários de nível médio responsáveis por liberar os colaboradores para pausas e ajustar a caixa registradora.

Além de entender por que as agências de recrutamento para pessoal de eventos são importantes e o que podem fazer pelos organizadores de eventos, você provavelmente também está se perguntando o que seus funcionários podem realmente fazer por você.

O que o pessoal que organiza eventos pode e deve fazer

Muitas vezes, há um pouco de confusão sobre o que o pessoal que você contrata para gerenciar eventos pode fazer e o que o pessoal interno deve fazer ao mesmo tempo. Tirar essas dúvidas pode preparar melhor sua equipe para o sucesso. Saber o que cada parte deve fazer deve contabilizar que o evento flua e que o pessoal que foi contratado e todos sejam demandados para o que foram contratados, e não para mais e nem para menos.

Se você é novato trabalhando com uma equipe de eventos, aqui estão algumas ideias centrais sobre o que você pode deles, além de exemplos de eventos da vida real.

Realizar os preparativos que são necessários para o evento, ou para o funcionamento, de uma estação que desempenhe sua função.

A equipe de recepção deve confirmar a recepção da lista de convidados e preparar seus postos de trabalho de acordo. Se estiver atuando em um evento de gala, também deve se familiarizar com os nomes dos convidados VIP e os benefícios especiais que eles irão receber.

Os membros da equipe de segurança precisam conversar com toda a equipe antes de se dispersarem em suas funções individuais. Todos devem estar na mesma página sobre suas funções individuais, horários de pausa e procedimentos básicos de emergência.

Assumir tarefas que requerem habilidades especiais.

Se equipamentos de áudio forem usados para apresentações em uma conferência, a equipe contratada deve estar treinada e deve se sentir confortável para auxiliar você e os palestrantes caso tenham alguma dúvida.

Prestar um excelente atendimento ao cliente.

A equipe dos cafés deve saber como verificar a identidade de um cliente ao servir bebidas alcoólicas, mas também deve se certificar de fazer o cliente se sentir bem-vindo e confortável com boas maneiras, amigáveis e calorosas.

Além dessas obrigações, você também deve esperar que sua equipe de eventos seja profissional, cortês e demonstre interesse genuíno em seu evento.

Discutir os objetivos e expectativas do evento.

Sua agencia de organização de eventos deve ser tão apaixonada quanto você pelo sucesso do seu evento. Eles devem se importar com suas expectativas e seus sonhos em relação à equipe. Idealmente, eles devem ter trabalhado com planejadores de eventos antes em projetos semelhantes, para que possam identificar e aprimorar vários detalhes durante seu planejamento.

Mais uma vez, contratar uma agência de pessoal para eventos significa que você está obtendo um parceiro forte para seu evento. E isso significa alinhar suas forças em direção a um objetivo comum, de forma clara e eficaz.